Czym jest komunikacja w biznesie?
Komunikacja w firmie jest formą interakcji mówionej lub pisemnej, która jest przeprowadzana przez pracowników firmy w celu przekazania informacji, zarówno wewnętrznie między pracownikami i działami, jak i z firmy na zewnątrz. Dobra komunikacja w organizacji jest korzystna dla wszystkich jej członków, ponieważ łatwiej im utrzymać motywację i sprawnie realizować swoje działania. Z drugiej strony ułatwia interakcję i tworzy dobre środowisko pracy, będąc skutecznym zasobem dla właściwej wydajności i produktywności. Jest to również znane jako strategia komunikacji korporacyjnej, która ma na celu realizację celów biznesowych, które omówimy w następnym rozdziale.
Cele komunikacji w organizacji
Łatwo jest zrozumieć cele komunikacji korporacyjnej. Jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną, posiadanie dobrej strategii komunikacyjnej może oznaczać, że istnieje spójna organizacja, a informacje są bez problemu przekazywane między pracownikami i działami. Ponadto w tym procesie osiąga się więcej celów i znana jest wizja firmy. Pracownicy mają większą wiedzę o tym, co mają robić i czego oczekuje się od ich funkcji. Łatwiej jest też wszystkim pracownikom pracować w tym samym kierunku. Z drugiej strony komunikacja zewnętrzna wymaga dobrej strategii, aby wygenerować dobry wizerunek firmy. Ma również na celu pozyskanie informacji i analizę grupy docelowej, poznanie jej potrzeb i dostosowanie się do nich.
Jakie są funkcje komunikacji w firmie?
Przyjrzymy się teraz 4 funkcjom i temu, jak każda z nich wpływa na organizację.
Ułatwianie zadań.
Posiadanie bliskich relacji i łatwej komunikacji pozwala pracownikom poznać swoje ograniczenia i to, czego się od nich oczekuje. Plan komunikacji służy więc uświadomieniu wszystkim zasad, których należy przestrzegać w pracy.
Dobra interakcja.
Dzięki przestrzeganiu wytycznych pracownicy firmy mogą odpowiadać na pytania, kontaktować się z różnymi działami i informować o wszystkim, co jest potrzebne. Dzięki temu powstaje niezwykły przepływ pracy.
Motywacja.
Każda firma ma wielki cel, aby jak najlepiej wykorzystać i uzyskać jak najwięcej ze swoich procesów. Stosując odpowiednią komunikację, organizacja ma znacznie większe szanse na dostarczenie pracownikom bodźców i motywacji oraz skłonienie ich do lepszych wyników.
Poprawa przepływu informacji.
Ważne jest, aby rozważyć sposób, w jaki informacje są dostarczane wewnętrznie i zewnętrznie. Powinna to być metoda, która przekazuje informacje zgodnie z ich przeznaczeniem, unikając nieporozumień.
Rodzaje komunikacji w biznesie
W firmach istnieją różne rodzaje komunikacji. Nie wszyscy komunikują się w ten sam sposób, choć jest kilka bardzo powszechnych, które powtarzają się u większości. Poniżej przyjrzymy się klasyfikacjom komunikacji w firmie w zależności od celu lub potrzeby.
Komunikacja wewnętrzna
Ten rodzaj komunikacji skupia się wyłącznie na informacjach, które są rozpowszechniane wewnątrz firmy, a więc obejmuje jej pracowników, kierowników i inne osoby, które ją tworzą. W ramach tej typologii znajdujemy następujące typy.
Komunikacja w górę.
Odbywa się od pracowników najniższego szczebla hierarchicznie do przełożonych. Zazwyczaj służy do podawania pomysłów, realizacji prośby, sugestii itp.
Komunikacja w dół.
W przeciwieństwie do poprzedniej, w tym przypadku odbywa się od najwyższych szczebli hierarchii firmy do tych na niższym poziomie. W tym przypadku najczęściej ma miejsce wydanie instrukcji, powiadomienie o czymś lub przekazanie informacji.
Komunikacja pozioma.
Nie ma przepływu informacji między szczeblami hierarchii, ale raczej między pracownikami na tym samym poziomie. Na przykład często służy do wymiany informacji, wzajemnego doradzania sobie itp.
Komunikacja zewnętrzna
Oprócz komunikacji firmy z dostawcami, dystrybutorami i innymi podmiotami, obejmuje ona również interakcję klientów i ogółu społeczeństwa z organizacją. Istnieją różne rodzaje w zależności od obszarów i potrzeb.
Operacyjna komunikacja zewnętrzna.
Odnosi się do codziennego rozwoju i działalności firmy ze wszystkimi odbiorcami. Występuje na przykład wtedy, gdy mamy do czynienia z komunikacją zewnętrzną między innymi z konkurentami, klientami, dostawcami, przewoźnikami.
Strategiczna komunikacja zewnętrzna.
Celem jest uzyskanie ważnych informacji od konkurentów.
Komunikacja wizerunkowa.
Jest to bardziej związane z publicznym wizerunkiem firmy, jej produktów lub usług i jej projekcją jako marki. Tutaj możemy zaliczyć marketing, sponsoring, reklamę i promocję.
